棚卸しのやり方は、「準備（日時・担当・棚卸表）→当日のカウント→集計・金額評価→帳簿との差異分析」の4段階で進めるのが基本です。数えた在庫の金額を使って「期首在庫＋当期仕入−期末在庫」で売上原価を計算し、利益や原価率を確定させます。

この記事は、飲食店・小売店のオーナーや店長で、初めて棚卸しを担当する方や、毎回時間がかかって数字が合わないと感じている方に向けた内容です。個人事業・法人のどちらにも共通する考え方を中心にまとめています。

実地棚卸の手順、売上原価の計算方法と計算例、在庫の評価方法、飲食店の棚卸し頻度、決算時の注意点、効率化の方法までを順に解説します。

棚卸しとは？何のために行うのか

棚卸しとは、店にある商品・食材・消耗品などの在庫を数え、その金額を確定させる作業です。目的は大きく3つあります。

  • 売上原価の確定：仕入れた金額のうち、実際に売れた分（売上原価）を正しく出すために、期末の在庫金額が必要です。
  • ロス・不正の発見：帳簿上あるはずの在庫と実際の在庫の差から、廃棄・盗難・記録漏れ・過剰な仕込みなどを見つけます。
  • 決算・確定申告：期末の在庫金額は決算書や申告書の数字に直結します。

実地棚卸と帳簿棚卸の違い

棚卸しには、実際に現物を数える「実地棚卸」と、入出庫の記録から在庫を計算する「帳簿棚卸」があります。両者を比べることで、ロスや記録ミスが見えるようになります。

項目実地棚卸帳簿棚卸
方法現物を数えて数量を確認する仕入・販売の記録から在庫を計算する
わかること実際に残っている在庫本来あるはずの在庫
手間人手と時間がかかるPOS・在庫システムがあれば随時確認できる
主な用途決算、月次の原価確定、ロスの確認発注判断、日々の在庫管理

棚卸しのやり方は？実地棚卸の手順を準備から差異分析まで

1. 準備：日時・担当・棚卸表を決める

まず実施日時を決めます。営業中は在庫が動くため、閉店後や開店前、仕入れが入る前の時間帯が向いています。

次に担当者と担当エリアを割り振ります。棚卸表（品名・規格・単位・数量・単価・金額の欄がある表）を、売場や倉庫・冷蔵庫の並び順に合わせて作っておくと、当日の漏れが減ります。

前日までに、期限切れや破損で売れない商品を処分・区分しておくと、当日の判断に迷いません。納品予定がある場合は、棚卸しの前後どちらで受け入れるかを決め、伝票の扱いをそろえます。

棚卸表は次のような形が基本です（品目は例）。

場所品名・規格単位数量単価金額
冷蔵庫A豚バラ肉kg（記入）（記入）（計算）
乾物棚米 10kg袋袋（記入）（記入）（計算）
売場2番棚商品名・JANコード個（記入）（記入）（計算）

2. 当日：2人1組で、決めた順番と単位で数える

カウントは「数える人」と「記入する人」の2人1組にすると、読み上げと記録で二重に確認でき、数え間違いを減らせます。エリアごとに「左上から右下へ」「奥から手前へ」など順番を決め、数え終えた棚には付箋などで印を付けます。

単位は事前に統一します。飲食店では、ケース・袋・本・kgなどが混在しやすいため、「開封済みの調味料は残量の目安で記録する」「g単位で量る品目を決める」などのルールを棚卸表に書いておきます。

3. 集計：数量に単価を掛けて金額を出す

品目ごとに「数量×単価」で金額を出し、合計して期末在庫金額を求めます。単価は、後述の評価方法に沿ってそろえます。数量を書いたメモなどの原始記録は、棚卸表と一緒に保存しておきます。

4. 差異分析：帳簿との差を確認する

帳簿上の在庫と実地棚卸の結果を比べ、差が大きい品目を確認します。差の原因としては、廃棄の記録漏れ、仕入伝票の計上漏れ、数え間違い、まかない・試食の未記録、盗難などが考えられます。

例として、帳簿上の期末在庫が380,000円、実地棚卸の結果が350,000円なら、差異は30,000円です。品目別に差を並べ、金額の大きい順に原因を確認すると効率的です。

棚卸しの計算方法は？売上原価の求め方と計算例

棚卸しの結果を使って、売上原価を次の式で計算します。国税庁の「青色申告の決算の手引き」でも、売上原価は「年初（期首）の棚卸高＋年間の仕入高−年末（期末）の棚卸高」で計算すると説明されています。

売上原価＝期首在庫＋当期仕入−期末在庫

計算例（例：飲食店の1か月）

以下は説明用の架空の数字です。

項目金額
期首在庫（前月末の棚卸額）300,000円
当月仕入1,200,000円
期末在庫（当月末の実地棚卸額）350,000円
売上原価（300,000＋1,200,000−350,000）1,150,000円
当月売上3,500,000円
原価率（1,150,000÷3,500,000）約32.9％

もし棚卸しをせずに「仕入＝原価」とすると、原価は1,200,000円、原価率は約34.3％となり、実態とずれます。期末在庫を数えることで、その月に実際に使った分だけを原価にできます。

在庫の評価方法はどれを選ぶ？

数えた在庫に「いくらの単価を掛けるか」を決めるのが評価方法です。法人税では、原価法として個別法・先入先出法・総平均法・移動平均法・最終仕入原価法・売価還元法の6つがあり、それぞれに基づく低価法も選べます。

評価方法考え方向いている店
最終仕入原価法期末に最も近い時期の仕入単価×期末数量品目が多く、手間をかけられない店
総平均法期首在庫と期中仕入の合計金額÷合計数量で単価を出す期末にまとめて計算したい店
移動平均法仕入のたびに平均単価を計算し直す在庫システムで随時管理している店
先入先出法先に仕入れたものから払い出したとみなす賞味期限順に出す食品など
売価還元法期末の売価合計に原価率を掛ける売価で管理する小売店
個別法1つずつの取得価額で評価する高額で一点ものの商品

評価方法を届け出ていない場合は、最終仕入原価法で評価します。国税庁は個人事業者について「届出により選択をしなかった場合は、最終仕入原価法が適用されます」と案内しており、法人も同様に届出がなければ最終仕入原価法になります。

例として、期首に10個（単価500円）、期中に30個（単価520円）仕入れ、期末に12個残ったとします。最終仕入原価法では12個×520円＝6,240円、総平均法では平均単価が（5,000円＋15,600円）÷40個＝515円なので12個×515円＝6,180円です。どの方法を選ぶにしても、毎期同じ方法を続けることが前提です。

飲食店の棚卸し頻度は？小売店のロス管理は？

飲食店は月次で行うと原価率管理に役立つ

税務上は期末（個人なら12月31日、法人なら事業年度末）の棚卸しが必要ですが、飲食店は毎月末に行うのがおすすめです。月ごとの売上原価がわかれば、原価率の上昇にすぐ気づき、メニューの価格や仕込み量を見直せます。

月次では、高額食材（肉・魚・酒類）は数量まで、調味料などの少額品は概算で、とメリハリを付けると負担を抑えられます。ただし方法は毎月そろえないと、月ごとの比較ができなくなります。

小売店は棚卸しロス率を記録する

小売店では、帳簿在庫と実地在庫の差（棚卸しロス）を売上高で割った「棚卸しロス率」を毎回記録すると、ロスが増えた売場や時期がわかります。業界平均の数字よりも、自店の過去の数値と比べて増減を見ることが大切です。

決算時の棚卸しで注意することは？

  • 期末日に実施する：個人事業者は12月31日に行うのが原則です。当日できない場合は前後の日に行い、その間の仕入・売上から12月31日時点の在庫を計算し、計算方法を明らかにしておきます。
  • 消耗品・貯蔵品も確認する：未使用の包装材料や事務用品なども棚卸しの対象です。ただし国税庁の個人事業者向けの手引きでは、毎年おおむね一定量で特に増えていない場合は、棚卸しを省略できるとしています。
  • 預け在庫・未着品を漏らさない：店外の倉庫や取引先に預けている在庫、代金を払ったが届いていない商品も確認します。
  • 評価方法を変えない：期末だけ別の方法で計算すると、利益が実態とずれます。

棚卸しを効率化する方法

ハンディターミナルやスマートフォンの棚卸アプリでバーコードを読み取ると、記入と転記の手間が減ります。POSレジと在庫管理を連携させれば、帳簿在庫がリアルタイムでわかり、差異分析もしやすくなります。

機器を入れる前でもできる工夫として、棚の並びと棚卸表の順番を一致させる、使用頻度の低い在庫を減らして数える品目そのものを少なくする、といった方法があります。発注量を見直して在庫を適正にすることは、棚卸しの時間短縮と資金繰りの改善の両方につながります。

小売店で売価管理をしている場合は、売価還元法を使うと、売価の合計に原価率を掛けて在庫金額を出せるため、品目ごとに仕入単価を調べる手間を省けます。採用する場合は事前の届出が必要です。

棚卸しチェックリスト

  • □ 実施日時を決め、仕入・納品の予定を調整した
  • □ 担当者とエリアを2人1組で割り振った
  • □ 棚卸表を売場・倉庫の並び順で作成した
  • □ 数える単位（ケース・個・g）を品目ごとに決めた
  • □ 店外の預け在庫・未着品を確認した
  • □ 評価方法を前回と同じにした
  • □ 帳簿在庫との差異を品目別に確認した
  • □ 数量メモなどの原始記録を保存した

よくある質問

Q. 棚卸しは何時間くらいかかりますか？

A. 品目数と人数によって大きく変わります。初回に所要時間を記録しておき、次回の人員配置の目安にすると計画を立てやすくなります。

Q. 開封済みの調味料や酒も数える必要がありますか？

A. 在庫であれば対象です。月次では「半分」「1/4」などの目安で記録するなど、店内でルールを決めて毎回同じ方法で数えるのが現実的です。

Q. 評価方法を届け出ていないと、どうなりますか？

A. 最終仕入原価法で評価することになります。別の方法を使いたい場合は、税務署への届出が必要です。

Q. 棚卸しの数字が帳簿と合わないときは？

A. 差の大きい品目から、仕入伝票の計上漏れ、廃棄記録、数え間違いの順に確認します。原因がわからない差も記録しておくと、次回以降の傾向をつかめます。

Q. 飲食店の棚卸しは毎月必須ですか？

A. 税務上必須なのは期末ですが、原価率を管理するなら月次が有効です。高額食材だけ週次で数える店もあります。

まとめ

棚卸しのやり方は、準備・当日のカウント・集計・差異分析の4段階が基本です。数えた在庫を使い「期首在庫＋当期仕入−期末在庫」で売上原価を計算すると、正しい原価率と利益がわかります。

評価方法は届出がなければ最終仕入原価法になり、どの方法でも継続して使うことが大切です。飲食店は月次で棚卸しを行い、原価率の変化を早めにつかみましょう。

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出典