新しく人を雇ったら、健康保険・厚生年金保険の資格取得届は入社日から5日以内、雇用保険の資格取得届は入社した月の翌月10日までに提出する必要があります。期限が短いため、入社前に書類をそろえておくことが手続きを遅らせない一番の近道です。

この記事は、店舗を運営する小売・外食の経営者や、本部で人事・労務を担当する方に向けたものです。正社員だけでなく、パート・アルバイトを採用するときにも使えるように整理しました。

入社時に従業員から受け取る書類、会社から渡す書類、社会保険・雇用保険の届出、労働者名簿などの作成、外国人や18歳未満を雇う場合の追加手続き、2026年10月時点の社会保険の加入基準を順に説明し、最後にチェックリストとよくある質問をまとめます。

入社時に受け取る書類と会社が渡す書類

入社手続きの書類は「従業員から受け取るもの」と「会社から渡すもの」に分けると整理しやすくなります。初出勤の日までに案内を送り、当日に回収できるようにしておくと、届出の期限に余裕が生まれます。

従業員から受け取る書類

書類・情報使う場面ポイント
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書毎月の源泉徴収・年末調整中途就職の場合は、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日までに提出してもらいます。提出がないと、扶養などの控除が受けられず年末調整も行われません。
マイナンバー（個人番号）と本人確認書類社会保険・雇用保険・税の届出番号確認と身元確認の両方が必要です。マイナンバーカード1枚で両方を確認できます。
基礎年金番号がわかるもの健康保険・厚生年金保険の資格取得届基礎年金番号通知書（年金手帳）またはマイナンバーカードを提示してもらいます。
雇用保険被保険者番号がわかるもの雇用保険の資格取得届前職がある人は、雇用保険被保険者証などで番号を確認します。
被扶養者の情報健康保険 被扶養者（異動）届配偶者や子を扶養に入れる場合に必要です。
通勤経路・手段通勤手当の計算、通勤災害の確認自転車・自家用車通勤を認める場合は、社内ルールも併せて確認します。
給与の受取口座、またはデジタル払いの同意書給与の振込デジタル払いは労使協定と本人の個別同意が前提で、希望しない人に強制できません。
身元保証書（任意）社内ルールによる法律上の必須書類ではありません。求める場合は社内の運用をそろえておきます。

マイナンバーは、社会保障と税の手続書類に記載して行政機関に提出する目的に限って利用できます。回収した書類は鍵のかかる場所に保管し、取り扱う担当者を決めておきましょう。

会社から渡す書類

雇い入れるときは、労働条件を書面などで明示する必要があります。一般的には「労働条件通知書」や「雇用契約書」で、賃金、労働時間、契約期間などを伝えます。

2024年4月からは、すべての労働契約で「就業場所・業務の変更の範囲」の明示が必要になりました。有期契約のアルバイトには、更新上限の有無と内容も記載します。書き方は関連記事「雇用契約書・労働条件通知書の書き方」で詳しく説明しています。

社会保険・雇用保険の資格取得届

加入要件を満たす人を雇ったら、会社が届出をします。従業員本人が手続きをするわけではないため、期限の管理は会社の責任です。

届出提出期限提出先主な加入要件
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届事実発生（入社日）から5日以内事務センターまたは管轄の年金事務所正社員と同じ働き方の人、または正社員の4分の3以上働く人。特定適用事業所などでは週20時間以上の短時間労働者（学生を除く）も対象
雇用保険 被保険者資格取得届被保険者となった月の翌月10日まで（例：4月5日入社なら5月10日まで）管轄のハローワーク週の所定労働時間が20時間以上、かつ31日以上の雇用見込みがある人

健康保険・厚生年金保険

資格取得届には、マイナンバーまたは基礎年金番号を必ず記入します。記入がないと届出は返戻されるため、入社前に番号を確認しておきましょう。添付書類は原則不要です。

扶養に入れる家族がいる場合は、「健康保険 被扶養者（異動）届」も提出します。健康保険の被扶養者となる20歳以上60歳未満の配偶者は、「国民年金第3号被保険者該当届」の手続きも必要です。

雇用期間が2か月以内の契約でも、その期間を超えて雇用されることが見込まれる場合は、契約当初から被保険者となります。短期契約だからといって手続きを後回しにしないよう注意が必要です。

雇用保険

週20時間未満の人や、31日以上の雇用が見込まれない人は雇用保険の適用除外です。学生アルバイトは扱いが異なる場合があるため、判断に迷うときは管轄のハローワークに確認してください。

2026年10月時点の社会保険の加入基準

パート・アルバイトの社会保険の加入基準は、ここ数年で段階的に広がっています。2026年10月時点の主なポイントは次のとおりです。

  • 厚生年金保険の被保険者数（短時間労働者を除く）が51人以上の企業等（特定適用事業所）では、週の所定労働時間が20時間以上で学生でない短時間労働者が加入対象です。
  • 2026年10月から、被用者保険の適用における賃金要件（月額8.8万円）が撤廃されました。厚生労働省は、最低賃金が1,016円以上の地域では週20時間働けば賃金要件を満たす水準になっていることを背景に挙げています。
  • 2027年10月からは、被保険者数36人以上の企業等で働く短時間労働者も加入対象になります。その後も2029年10月に21人以上、2032年10月に11人以上と対象が広がる予定です。

企業規模の要件は、現在50人以下でも将来対象になる可能性があります。年収の壁を気にして働く時間を調整しているパートの方への説明も必要になるため、関連する改正の動きは早めに把握しておきましょう。

労働者名簿・賃金台帳と特別な確認が必要なケース

労働者名簿・賃金台帳の作成

雇い入れたら、労働者名簿と賃金台帳を作成します。労働者名簿、賃金台帳、雇入れに関する重要な書類は保存義務があり、保存期間は5年ですが、経過措置により当分の間は3年とされています。

給与計算ソフトや勤怠システムで管理している場合も、必要な項目がそろっているかを入社時に確認しておくと安心です。

外国人を雇う場合

外国人を雇い入れたときは、在留カードまたは旅券（パスポート）などで在留資格や在留期間を確認し、「外国人雇用状況の届出」を行います。雇用保険の被保険者になる人は、雇用保険の資格取得届を出すことでこの届出を兼ねられます。

雇用保険の被保険者にならない人は、外国人雇用状況届出書を翌月末日までにハローワークへ提出します。届出を怠ったり虚偽の届出をした場合は、30万円以下の罰金の対象です。詳しくは関連記事「外国人アルバイトの雇用ルール」で解説しています。

18歳未満を雇う場合

満18歳未満の人を雇うときは、年齢証明書（住民票記載事項証明書など）を事業場に備え付ける必要があります。18歳未満は原則として時間外労働・休日労働をさせられず、午後10時から午前5時までの深夜業も原則禁止です。

夕方以降のシフトが多い飲食店では、シフト作成時に年齢を確認できる仕組みを作っておきましょう。関連記事「高校生アルバイトを雇う時のルール」もあわせてご覧ください。

電子申請と試用期間の扱い

e-Govでの電子申請

社会保険と雇用保険の資格取得届は、e-Govなどから電子申請できます。日本年金機構の届出は、電子申請のほか、電子媒体、郵送、窓口持参でも受け付けています。

資本金・出資金などが1億円を超える法人などの「特定の法人」は、雇用保険の資格取得届などの電子申請が義務化されています。チェーン展開している会社は、自社が対象かを確認しておきましょう。

試用期間中も届出は必要

試用期間中でも報酬が支払われる場合は、使用関係が認められます。加入要件を満たしていれば、試用期間が終わるまで手続きを待つことはできません。

入社手続きチェックリスト

  • □ 労働条件通知書（就業場所・業務の変更の範囲、更新上限を含む）を交付した
  • □ 扶養控除等（異動）申告書を最初の給与支払日の前日までに回収した
  • □ マイナンバーの番号確認と身元確認を行った
  • □ 基礎年金番号・雇用保険被保険者番号を確認した
  • □ 通勤経路と給与の受取口座（デジタル払いの場合は同意書）を確認した
  • □ 健康保険・厚生年金保険の資格取得届を入社日から5日以内に提出した
  • □ 扶養家族がいる場合、被扶養者（異動）届を提出した
  • □ 雇用保険の資格取得届を翌月10日までに提出した
  • □ 労働者名簿・賃金台帳を作成した
  • □ 外国人の場合、在留カードを確認し外国人雇用状況の届出を行った
  • □ 18歳未満の場合、年齢証明書を備え付け、深夜のシフトを外した

よくある質問

Q. アルバイトでも社会保険の資格取得届は必要ですか。

A. 必要な場合があります。正社員の4分の3以上働く人は加入対象で、従業員51人以上の企業等では週20時間以上で学生でない人も対象です。2027年10月からは36人以上の企業等にも広がります。

Q. 雇用保険の資格取得届が期限に遅れたらどうなりますか。

A. 気づいた時点で速やかに管轄のハローワークへ提出し、必要な書類を確認してください。遅れると従業員の給付に影響するおそれがあるため、入社日ごとに期限を管理しましょう。

Q. マイナンバーを教えてくれない人はどうすればよいですか。

A. 社会保険・税の手続きに必要であることを説明し、提供を依頼します。それでも提供されない場合の扱いは、提出先の年金事務所や税務署に確認してください。

Q. 身元保証書は必ず提出させるものですか。

A. 法律で提出が義務づけられた書類ではありません。会社の判断で求めるものなので、求める場合は全員に同じ運用をすることが大切です。

まとめ

入社手続きでは、社会保険の資格取得届（5日以内）と雇用保険の資格取得届（翌月10日まで）の期限管理が最も重要です。そのためにも、マイナンバーや年金番号などの情報を入社前に集めておきましょう。

2026年10月に社会保険の賃金要件が撤廃され、2027年10月には企業規模要件も36人以上に広がります。パート・アルバイトの加入判断は、最新の基準で見直してください。

出典