シフト表の作り方は、「時間帯別の必要人数を決める→希望シフトを集める→固定枠と変動枠を組む→法律のルールを確認する→期限までに確定・共有する」の5ステップで進めると失敗しにくくなります。人数の根拠を売上や客数から出し、労働時間や休憩のルールをチェックしてから確定するのがポイントです。

この記事は、飲食店・小売店の店長やオーナーで、アルバイト・パートのシフトを毎月組んでいる方に向けています。「毎回なんとなく組んでいる」「人が余る日と足りない日の差が大きい」「法律面が不安」という方を想定しています。

手順と組み方のコツ、人時売上高を使った人数の出し方、シフト作成で守るべき法律、厚生労働省の「シフト制」の留意事項、Excelで作る場合の項目、シフト管理アプリを選ぶときの比較ポイントまでを順に解説します。

シフト表の作り方の基本手順は？

シフト表は、思いつきで人を当てはめるのではなく、決まった順番で作ると毎月の作業時間が短くなります。基本の流れは次の5ステップです。

  1. 時間帯別の必要人数を決める（売上・客数・作業量から算出）
  2. スタッフから希望シフトを回収する（提出期限を決めておく）
  3. 固定シフトの人を先に配置し、残りを変動シフトで埋める
  4. 労働時間・休憩・休日・深夜などのルールを確認する
  5. 決めた日までに確定し、全員に共有する

手順1：時間帯別の必要人数を決める

まず、曜日と時間帯ごとに「何人いれば店が回るか」を決めます。過去のPOSデータから時間帯別の売上と客数を出し、ランチ・ディナー・夕方のピークなど山の位置を確認します。仕込み・品出し・清掃・締め作業など、客数に関係なく発生する作業の時間も加えます。

手順2：希望シフトを回収する

希望は「いつまでに・何の方法で・どの単位で」出すかを決めておきます。たとえば「対象月の前月○日までに、アプリかシートで、勤務可能な日と時間帯を提出」のように固定すると、回収漏れが減ります。学生の試験期間、扶養の範囲で働きたい人の希望時間なども、このとき一緒に聞いておきます。

手順3：固定シフトと変動シフトを組み合わせる

毎週同じ曜日・時間に入る「固定シフト」の人を先に配置すると、骨組みが早くできます。その後、希望を出した人で空いている枠を埋める「変動シフト」で調整します。開店・締めなど責任者が必要な時間帯には、経験者を必ず1人以上入れるようにします。

手順4・5：ルール確認と確定・共有

組み終わったら、次の章で紹介する法律上のルールに反していないかを確認します。確定したシフトは、事前に決めた日までに紙の掲示・共有ファイル・アプリなどで全員に知らせます。確定日を毎月そろえておくと、スタッフも予定を立てやすくなります。

シフトの組み方のコツ｜必要人数は人時売上高で出す

「何人入れるか」を感覚ではなく数字で決めるときに使えるのが人時売上高（にんじうりあげだか）です。人時売上高は、売上高を総労働時間で割った数字で、スタッフ1人が1時間あたりどれだけ売上をつくったかを表します。

人時売上高＝売上高÷総労働時間

自店の過去の実績から目安の人時売上高を決めておけば、売上予測から必要な労働時間を逆算できます。目安の数字は業態や客単価で大きく違うため、他店の数値ではなく自店の実績から決めてください。

計算例（例）

以下はすべて説明用の架空の数字です。ある飲食店の先月の平日の実績が「売上15万円・総労働時間30時間」だったとします。この場合、人時売上高は15万円÷30時間＝5,000円です。

この5,000円を目安にすると、来週の金曜日の売上予測が20万円なら、必要な労働時間は20万円÷5,000円＝40時間と計算できます。これを時間帯別の売上の比率で割り振ると、配置人数が決まります。

時間帯（例）売上予測（例）必要な労働時間（例）配置の目安（例）
11:00〜14:00（3時間）6万円12時間4人×3時間
14:00〜17:00（3時間）1.5万円3時間1人×3時間
17:00〜22:00（5時間）12.5万円25時間5人×5時間
合計20万円40時間延べ40時間

実際には、売上が少ない時間帯でも仕込みや最低限の接客で1〜2人は必要です。計算結果をそのまま使うのではなく、「最低人数」と「作業の時間」を足して調整します。

組み方のコツ

  • ピークの30分前に人が増えるように出勤時刻をずらす
  • 同じ人に締めと翌朝の開店を続けて入れない
  • 新人だけの時間帯をつくらない
  • 特定の人に希望より多い日数・少ない日数が偏っていないか月末に見直す

シフト作成で守るべき法律のルールは？

シフトはアルバイト・パートであっても労働基準法などのルールの対象です。厚生労働省の資料をもとに、シフト作成でよく関係するルールをまとめます。

項目ルールの内容シフト作成での注意
労働時間原則1日8時間・1週40時間まで超える場合は36協定の締結・届出と割増賃金が必要
休憩労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上6時間ちょうどまでなら休憩義務はないが、6時間を少しでも超える日は休憩枠を入れる
休日少なくとも毎週1日、または4週間を通じて4日以上連勤が続く人がいないか確認する
割増賃金時間外・深夜（原則午後10時〜午前5時）は25%以上、法定休日は35%以上、月60時間超の時間外は50%以上22時以降の勤務は人件費が上がる前提で人数を組む
18歳未満時間外労働・休日労働・午後10時〜午前5時の深夜労働は原則禁止高校生は22時までに退勤できる枠にする。年齢証明書を備え付ける
留学生資格外活動の包括許可で1週28時間以内（学校の長期休業期間は1日8時間以内）他のアルバイト先の時間も本人に確認して合計で管理する
社会保険短時間労働者は週の所定労働時間20時間以上などの要件で加入対象所定労働時間の設定と実際のシフトが大きくずれないようにする

社会保険の「週20時間」と賃金要件の撤廃

短時間労働者の社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入要件のうち、所定内賃金が月額8.8万円以上という「賃金要件」は、2026年10月1日に撤廃されています（施行期日は2026年9月公布の政令で決定）。今後は、企業規模要件などを満たす事業所では、週の所定労働時間が20時間以上かどうかが判断の中心になります。

企業規模要件は、現在の「被保険者数51人以上」から2027年10月に36人以上へと段階的に縮小される予定です。扶養の範囲で働きたいスタッフがいる場合は、週あたりの勤務時間の希望を本人と確認し、契約上の所定労働時間とシフトが合っているかを見直してください。

シフト制で働くスタッフの雇用管理で注意することは？

厚生労働省は「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表しています（2022年1月制定、2026年6月改正）。勤務日や時間をシフト表で決める働き方について、使用者が注意すべき点をまとめたものです。

契約時に決めておくこと

労働条件通知書で始業・終業時刻を「シフトによる」とだけ書くことは認められていません。原則となる時刻を示したうえで、一定期間分のシフト表を交付する方法などがとられます。休日についても、決まっていない場合は休日の設定の基本的な考え方を示します。

あわせて、シフトの作成・変更・通知について、次の点を労使で話し合って決め、できる限り書面で確認しておくことが望ましいとされています。

  • シフト作成前に本人の希望・意見を聴くこと
  • 確定したシフトを通知する期限と方法
  • 確定後に変更する場合の期限と手続き
  • 勤務する日数・時間の目安や上限、最低限勤務する日数

シフトの一方的な変更・削減に注意

確定したシフトの変更は労働条件の変更にあたるため、労使双方の合意が必要とされています。「暇そうだから明日は休んで」と店側の都合で一方的に削ることは、トラブルの原因になります。

使用者の責に帰すべき事由で休業させた場合は、平均賃金の6割以上の休業手当の支払いが必要です。年次有給休暇も、要件を満たせばシフト制のアルバイトに付与されます。

シフト表をエクセルで作るときの項目と管理アプリの選び方

シフト表はエクセルやスプレッドシートでも十分作れます。最初にテンプレートを作っておけば、毎月はコピーして日付と名前を入れ替えるだけになります。

エクセルのシフト表に入れたい項目

項目入れる内容ポイント
日付・曜日対象期間の全日祝日やイベント日に色を付ける
スタッフ名氏名と区分（社員・アルバイト・高校生・留学生など）区分ごとのルールを確認しやすくする
出勤・退勤時刻例：17:00〜22:00時刻で入力し、計算に使えるようにする
休憩時間45分・60分など6時間・8時間超の日に入っているか確認
実労働時間退勤−出勤−休憩数式で自動計算する
週・月の合計時間人ごとの合計40時間、留学生の28時間、週20時間などの確認に使う
時間帯別の人数1時間ごとの出勤人数必要人数との過不足を表示する
人件費・人時売上高時給×時間、売上予測÷労働時間予算と比べる

シフト管理アプリを比較するポイント

スタッフが10人を超えるあたりから、希望の回収や変更連絡の手間が大きくなり、アプリやクラウドサービスを検討する店が増えます。選ぶときは次の点を比べます。

  • スマートフォンで希望提出・確定シフトの確認ができるか
  • 労働時間の上限や休憩不足を自動でチェックできるか
  • 勤怠管理・給与計算のシステムと連携できるか
  • 複数店舗のスタッフを応援で共有できるか
  • 月額料金が人数課金か店舗課金か、無料で試せる期間があるか

シフト作成前後のチェックリスト

  • □ 時間帯別の必要人数を売上・客数・作業量から決めた
  • □ 希望シフトの提出期限と方法をスタッフに伝えた
  • □ 開店・締め・ピークに経験者を配置した
  • □ 1日8時間・週40時間を超える人がいない（超える場合は36協定の範囲内）
  • □ 6時間超・8時間超の日に必要な休憩を入れた
  • □ 全員に週1日（または4週4日）以上の休日がある
  • □ 18歳未満のスタッフは22時までに退勤し、時間外・休日労働がない
  • □ 留学生は他の勤務先と合わせて週28時間以内に収まっている
  • □ 契約上の所定労働時間とシフトの時間が大きくずれていない
  • □ 決めた確定日までに全員へ共有した

よくある質問

Q. シフトはいつまでに確定して共有すればよいですか？

A. 法律で一律の期限は決まっていません。厚生労働省の留意事項では、確定シフトの通知期限や方法を労使で話し合って決めておくことが考えられるとしています。「対象期間の開始2週間前まで」など、店のルールとして決めて守ることが大切です。

Q. 暇な日にアルバイトを早く帰らせてもよいですか？

A. 確定したシフトの変更は本人の合意が必要です。店の都合で一方的に休ませた場合は、休業手当（平均賃金の6割以上）の支払いが必要になることがあります。

Q. 6時間ちょうどの勤務に休憩は必要ですか？

A. 労働基準法では、労働時間が6時間を「超える」場合に45分以上の休憩が必要です。6時間ちょうどなら休憩の義務はありませんが、残業で少しでも超える場合は休憩が必要になります。

Q. 高校生を22時以降の締め作業に入れてもよいですか？

A. 18歳未満の人を午後10時から午前5時までの深夜に働かせることは原則禁止です。締め作業は22時までに終わる担当に割り振ってください。

Q. エクセルとアプリはどちらがよいですか？

A. スタッフが少なく変更も少ない店ならエクセルで十分です。人数が多い、複数店舗で応援がある、変更連絡が多いといった場合は、希望回収や労働時間チェックを自動化できるアプリが向いています。

まとめ

シフト表の作り方は、必要人数の算出、希望の回収、固定と変動の組み合わせ、ルール確認、確定・共有の5ステップが基本です。人時売上高を使えば、売上予測から必要な労働時間を数字で出せます。

あわせて、休憩・休日・深夜・18歳未満・留学生・社会保険のルールを毎回チェックし、確定したシフトを店側の都合で一方的に削らないことが大切です。シフトの作成・変更のルールは、スタッフと話し合って書面で残しておきましょう。

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出典